Управління кадрами є критично важливою частиною кожного бізнесу, оскільки воно включає в себе усі юридичні, кадрові та бухгалтерські послуги. Неналежна увага до цих питань може призвести до втрати талановитих співробітників та нарахування штрафів та фінансових санкцій.
Обов'язки
кадровика
Кадровий облік є
невід'ємною частиною діловодства та вимагає докладності, відповідальності та
великої уваги до деталей для забезпечення ефективного управління персоналом в
організації.
Ведення особових справ для кожного працівника: Кадровий працівник повинен створити та
підтримувати окрему особову справу для кожного працівника в організації. Ця
справа повинна включати інформацію про освіту, трудову історію, особисті дані,
копії документів тощо. Зберігання цієї інформації важливе для вирішення різних
питань, пов'язаних з працівниками.
Прийом на роботу та звільнення співробітників: Кадровий працівник відповідає за
проведення процесу прийому нових працівників, включаючи оформлення необхідних
документів, укладання трудових договорів та надання вступних інструкцій. Також,
він контролює процес звільнення співробітників, включаючи розробку відповідних
документів, оформлення вихідних процедур та інших бухгалтерських послуг.
Нарахування та виплата заробітної плати та інших
фінансових винагород:
Кадровий працівник розраховує заробітну плату та інші фінансові винагороди для
працівників, враховуючи різні складові, такі як основна зарплата, бонуси,
доплати, утримання податків та інших зобов'язань. Після розрахунків кадровий
працівник організовує виплату зарплати співробітникам.
Формування штатного розкладу: Кадровий працівник визначає кількість та
ролі працівників, необхідних для оптимальної роботи організації. Він враховує
потреби в персоналі, бюджетні обмеження та інші фактори для створення
ефективного штатного розкладу.
Управління графіком відпусток: Кадровий працівник організовує процес
призначення та планування відпусток для співробітників. Він враховує запити
працівників, вимоги робочого процесу та інші фактори для створення
збалансованого графіка відпусток.
Підготовка та правильне оформлення кадрових
наказів: Кадровий
працівник складає та видає різноманітні кадрові накази, які регламентують різні
аспекти трудової діяльності працівників. Це може включати призначення на
посаду, переведення, підвищення зарплати, зміни в графіку роботи тощо.
Видача різних видів довідок: Кадровий працівник готує різні види
довідок для співробітників (наприклад, про стаж роботи, про доходи тощо) і
також може відповідати на запити контролюючих органів та страхових компаній.
Подання звітності та інформації контролюючим
органам: Кадровий
працівник забезпечує подання необхідної звітності та інформації контролюючим
органам, таким як податкова і соціально-страхова служби.
Ведення трудових книжок: Кадровий працівник веде трудові книжки
працівників, куди вносить записи про трудову діяльність, переведення, нагороди,
терміни відпусток та інші події, що стосуються працівників.
Регулювання діловодства на підприємстві
Кадрове
діловодство підпорядковується не лише загальним нормативним актам, але й
внутрішніми документами, зокрема, інструкцією з діловодства.
Практичні аспекти
Дуже часто
виникає ситуація, коли ведення кадрового обліку покладається на бухгалтера,
який не є фахівцем у сфері кадрового менеджменту. Це може призвести до проблем.
Наприклад, співробітництво з органами Держпраці – це важливий аспект управління
кадрами. Держпраця є центральним органом виконавчої влади України, який
відповідає за охорону праці та промислову безпеку на національному рівні. Вони
мають право проводити перевірки підприємств, і якщо виявлені порушення не
будуть виправлені або будуть невірно виправлені, це може призвести до серйозних
фінансових санкцій. Санкції Держпраці, на жаль, часто досить високі.
Також, специфіка
обов'язків працівника може включати укладання трудових договорів або угод про
повну матеріальну відповідальність. Ці документи не лише зменшують фінансові
ризики, але й стимулюють працівників бути відповідальними.
Поширені помилки
в кадровому діловодстві
На практиці часто
виникають наступні поширені помилки в кадровому діловодстві:
·
Помилки
при створенні кадрових наказів.
·
Помилки
при веденні трудових книжок.
·
Помилки
при розрахунку заробітної плати.
·
Помилки
при виплаті лікарняних.
·
Помилки
в оформленні випробувального терміну працівника.
Уникнення цих
помилок вимагає професійної підготовки та уважності у веденні кадрового обліку.
Усі ці аспекти
підкреслюють важливість правильного та відповідального підходу до кадрового
діловодства. Недолуге управління кадрами може мати серйозні наслідки, і тому
ефективне кадрове діловодство є важливою складовою успішного бізнесу.